Inleiding

Microsoft rolt in december 2025 een update uit voor Teams waardoor het platform automatisch de werklocatie van gebruikers kan vaststellen. Waar gebruikers voorheen alleen handmatig kunnen aangeven waar ze werken, kan het platform nu door de wifi-verbinding te analyseren automatisch bepalen of een gebruiker op kantoor aanwezig is of ergens anders. Hoewel de nieuwe functie standaard is uitgeschakeld, kunnen beheerders de functie alsnog organisatie breed voor hun gebruikers aanzetten. Benieuwd wat dit betekent voor privacy op de werkvloer? In deze blog duiken we dieper in hoe Teams je locatie kan volgen, welke risico’s dit met zich meebrengt en hoe dit zich verhoudt tot de AVG.

Zo bepaalt Teams waar je bent

Met de nieuwe update kan Teams automatisch de locatie van gebruikers vaststellen. Door het IP-adres en het MAC-adres van de bedrijfsrouter te analyseren, kan Teams automatisch herkennen of iemand op kantoor is.[1] Zodra een gebruiker verbinding maakt met het wifinetwerk op kantoor, wordt diens aanwezigheid zichtbaar voor de werkgever. Wanneer de gebruiker het kantoor verlaat en de wifiverbinding verbreekt, past Teams de locatie-indicatie automatisch aan.

[1] Locatiebepaling van Microsoft Teams uitgelegd: privacy, beveiliging en de impact van AV – AVNation TV

Slimme functie of sluipend toezicht?

De automatische locatiedetectie in Teams roept verschillende vragen op vanuit het oogpunt van de privacy. Het verwerken van locatiegegevens valt immers onder persoonsgegevens, waardoor werkgevers moeten aantonen dat het gebruik van deze functie noodzakelijk en proportioneel is. Als de functie zomaar wordt ingezet zonder duidelijke noodzaak of toestemming van werknemers, kan dat leiden tot een inbreuk op de privacy. Daarnaast bestaat het risico dat de verzamelde locatiegegevens uiteindelijk worden gebruikt voor controle- of monitoringsdoeleinden. Daarmee vervaagt de grens tussen het gebruik van een handige werkfunctionaliteit en een personeelsvolgsysteem dat is bedoeld om werknemers te monitoren. En juist dat laatste brengt aanvullende verplichtingen voor de werkgever met zich mee.

Personeelsvolgsystemen onder de loep

Een personeelsvolgsysteem is een systeem om de aanwezigheid, het gedrag of de prestaties van werknemers te controleren. Het klassieke voorbeeld hiervan is een systeem dat de aanwezigheid of locatie van werknemers bijhoudt. Volgens de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) valt hieronder ook het gebruik van een systeem door de werkgever dat niet gericht is op monitoring van werknemers, maar deze mogelijkheid wel biedt.[1] Dit betekent dat het enkele gebruik van Teams volgens de AP al als een personeelsvolgsysteem kan worden gezien, zelfs wanneer de locatiefunctie niet is ingeschakeld. Met de nieuwe update valt Teams zeer waarschijnlijk onder dit regime, waardoor er allerlei aanvullende wettelijke verplichtingen voor de werkgever kunnen ontstaan. In Nederland geldt een strikt kader voor het gebruik van personeelsvolgsystemen op de werkvloer. Zo moet de werkgever instemming hebben van de Ondernemingsraad wanneer een personeelsvolgsysteem wordt ingevoerd of zo wordt ingericht dat werknemers kunnen worden gevolgd. Wanneer de Ondernemingsraad geen instemming verleent, mag de werkgever het systeem niet gebruiken.[2] Daarnaast is het verplicht dat werknemers vooraf transparant worden geïnformeerd over de vorm en middelen van de monitoring.[3]

[1] De OR en personeelsvolgsystemen | Autoriteit Persoonsgegevens

[2] De rol van de OR bij privacy op het werk | Autoriteit Persoonsgegevens

[3] Voorwaarden voor controle werknemers | Autoriteit Persoonsgegevens

Concluderend

De nieuwe locatiedetectie functie van Teams biedt gemak voor hybride werken, maar brengt ook ingrijpende privacyrisico’s met zich mee. Zo kan het continu bijhouden van iemands locatie leiden tot ongewenste toezicht zoals het verzamelen van informatie over werk- en privépatronen en activiteiten. Omdat de nieuwe functie locatiegegevens verwerkt, kan het gebruik van Teams onder de definitie van een personeelsvolgsysteem vallen. Dat betekent dat werkgevers moeten voldoen aan wettelijke verplichtingen, zoals het betrekken van de Ondernemingsraad. Het is voor organisaties dus belangrijk om de balans te vinden tussen productiviteit en privacy, zodat Teams veilig en verantwoord kan worden ingezet.

Wil je meer weten over het inzetten van personeelsvolgsystemen op de werkvloer of kan je wel wat hulp gebruiken bij het opstellen van beleid rondom het gebruik van locatiegegevens? Neem dan vrijblijvend contact op met een van onze juristen of stuur een bericht naar hallo@privacy1.nl.

Geschreven door Emmy Zhang, Privacy & IT-jurist.