Van vinkje naar waardevol instrument

In een tijd waarin organisaties steeds vaker persoonsgegevens verwerken, is het beschermen van die gegevens niet alleen een wettelijke verplichting, maar ook een kwestie van vertrouwen en reputatie. De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) schrijft in bepaalde gevallen voor dat organisaties een Data Protection Impact Assessment (DPIA) moeten uitvoeren: een gestructureerde risicoanalyse om vooraf de impact van een gegevensverwerking op de privacy van betrokkenen te beoordelen.

Een goed uitgevoerde DPIA helpt om risico’s vroegtijdig te identificeren, passende maatregelen te treffen en weloverwogen keuzes te maken in ontwerp en uitvoering van een verwerking. Het is daarmee een essentieel instrument voor het toepassen van privacy by design én een belangrijk onderdeel van accountability onder de AVG.

Toch blijkt in de praktijk dat DPIA’s regelmatig worden onderschat, te laat worden uitgevoerd of niet de juiste focus hebben. Ze worden gezien als papieren tijgers, ingevuld als verplicht document zonder inhoudelijke reflectie, of worden uitgevoerd zonder daadwerkelijke opvolging. Dit ondermijnt niet alleen de effectiviteit van de DPIA zelf, maar kan ook leiden tot juridische risico’s, datalekken, boetes[1] of reputatieschade.

Om organisaties te helpen valkuilen te herkennen en te vermijden, bespreken we in deze blog de zes meest voorkomende fouten bij het uitvoeren van een DPIA zodat jij ze niet hoeft te maken. We leggen uit wat er misgaat, waarom dat een probleem is, en vooral: hoe het beter kan.

1. Een DPIA wordt uitgevoerd wanneer de verwerking al gestart is

Wat we vaak tegenkomen in de praktijk, is dat er pas een (pre-)DPIA wordt uitgevoerd wanneer de gegevenswerking al gestart is. In zulke gevallen zijn de risico’s niet tijdig in kaart gebracht en is er vaak onvoldoende ruimte en middelen om nog passende maatregelen te treffen. Bovendien is het corrigeren van bestaande processen doorgaans kostbaarder en complexer dan het vooraf goed inrichten van systemen of processen.

2. Een DPIA wordt uitgevoerd als een invuloefening

Wanneer een DPIA wordt gezien als een formaliteit of verplicht invuldocument, levert dit zelden waardevolle inzichten op. Het resultaat is vaak een oppervlakkige analyse zonder draagvlak binnen de organisatie, waarbij risico’s onvoldoende worden belicht. Een DPIA is namelijk geen invuloefening, maar een dynamisch proces. Juist door verschillende afdelingen bij het proces te betrekken en de DPIA als een middel voor bewustwording, discussie en besluitvorming te gebruiken, wordt het proces vollediger en effectiever.  

3. DPIA’s worden uitgevoerd op systemen en niet op verwerkingen

We zien ook vaak dat DPIA’s uitgevoerd worden op systemen en niet op de verwerkingen die plaatsvinden in die systemen. Hoewel de systemen een belangrijke rol kunnen spelen in de gegevensverwerking, is het systeem op zichzelf geen verwerking. Door alleen te blijven focussen op de technische infrastructuur, loop je het risico dat er een onvolledig beeld wordt gevormd van het geheel van gegevensstromen, betrokkenen en risico’s.

4. Onvolledige beschrijving van de verwerking

Een andere veelvoorkomende fout is een onvolledige en daardoor vaak te globale beschrijving van de verwerking. Wanneer niet alle verwerkingsstappen, betrokken systemen of gegevensstromen goed in kaart zijn gebracht, kunnen belangrijke risico’s over het hoofd worden gezien. Vragen die je jezelf kan stellen om een zo volledig mogelijk beeld te creëren zijn o.a.: welke gegevens worden verzameld, door wie en waarom? Waar worden deze gegevens opgeslagen en worden ze met andere partijen gedeeld?

5. De DPIA wordt uitgevoerd vanuit het oogpunt van de organisatie

Een DPIA is bedoeld om de impact op de rechten en vrijheden van betrokkenen te beoordelen en niet de belangen van de organisatie. Toch wordt deze focus in de praktijk regelmatig omgedraaid. Dat kan leiden tot analyses waarin risico’s voor betrokkenen worden onderschat of over het hoofd worden gezien. Voer de DPIA uit vanuit het perspectief van een betrokkene. Wat zijn de gevolgen als hun gegevens worden gelekt, misbruikt of verkeerd geïnterpreteerd?

6. Geen opvolging of monitoring

Een veelvoorkomende tekortkoming na het uitvoeren van een DPIA is dat de voorgestelde maatregelen niet worden opgevolgd, of dat de effectiviteit ervan niet actief wordt gemonitord. In de praktijk is dit vaak het gevolg van een gebrek aan duidelijk eigenaarschap binnen de organisatie. Zonder iemand die verantwoordelijk is voor de uitvoering en evaluatie van de maatregelen, blijven de risico’s voor betrokkenen in stand ondanks een formeel afgeronde DPIA.

Conclusie

Het uitvoeren van een DPIA is geen administratieve verplichting die je even snel kunt afvinken, maar een strategisch hulpmiddel dat helpt om gegevensverwerkingen veiliger, transparanter en verantwoord in te richten. Zoals we in deze blog hebben besproken, worden in de praktijk regelmatig fouten gemaakt die het nut en de effectiviteit van een DPIA ondermijnen: van een te late start en een invuloefening zonder diepgang, tot het negeren van het perspectief van de betrokkene en het achterwege laten van opvolging.

Deze fouten zijn echter te voorkomen, mits de DPIA wordt benaderd als een integraal onderdeel van risicomanagement. Door het proces zorgvuldig, tijdig en multidisciplinair aan te pakken, ontstaat niet alleen een volledig beeld van de privacy risico’s, maar ook de mogelijkheid om deze risico’s daadwerkelijk te kunnen mitigeren. Bovendien voorkomt een goed uitgevoerde DPIA niet alleen een boete van de Autoriteit Persoonsgegevens, maar draagt het ook bij aan vertrouwen in de organisatie, compliance én aan maatschappelijk verantwoord ondernemen.

Wil je meer weten?

Wil je meer weten over het uitvoeren van een DPIA of kan je wel wat hulp gebruiken bij het uitvoeren van een huidige DPIA? Volg onze deep dive over de DPIA op 16 juni 2025 of vraag hier ons DPIA model aan! Vrijblijvend contact opnemen met een van onze juristen kan natuurlijk ook via hallo@privacy1.nl of bekijk onze website www.privacy1.nl.

[1] Boete voor creditcardbedrijf ICS na ontbrekende risicoanalyse, via Autoriteit Persoonsgegevens, https://www.autoriteitpersoonsgegevens.nl/actueel/boete-voor-creditcardbedrijf-ics-na-ontbrekende-risicoanalyse.